الوظائف التشغيلية ووظائف الدعم

طوّرت المواساة هيكليةً فعالة لوظائف التشغيل والدعم، وذلك من خلال عشرة أقسام تدير عمليات الشركة وتوفر الدعم لمستشفياتها وصيدلياتها. وتتألف إدارة كل قسم من فريق مكون من المختصين والخبراء من أصحاب الكفاءات المهنية والإدارية العالية. 

 

نماذج أنظمة المعلومات

نماذج الإدارة والعاملين

تتألف هذه النماذج من إعدادات وأمان النظام، وسجلات العاملين، ونظام الرواتب، وجداول الموظفين ونماذج قوائم التحقق.

النماذج المالية

تتألف النماذج المالية من نماذج معالجة طلبات المرضى (الفواتير)، والعقود مع المرضى، وإدارة المخزون، والمشتريات، وحسابات المرضى، والحسابات المدينة، وسجل النقدية، ودفتر الأستاذ، ونماذج الموازنة والأصول الثابتة.

نماذج المرضى

تتألف هذه النماذج من الدليل الرئيسي للمريض، والسجلات الطبية، والحوادث والحالات الطارئة، وجدولة قسم العيادات/المرضى الخارجيين، وإدارة المرضى المنومين ، والقبول المخطط للمرضى. ويجري حالياً العمل على نموذجي "مكتب الطبيب" و"النظام الغذائي".

نماذج الأقسام

فضلاً عن النماذج المذكورة أعلاه، تضمن برامج الأقسام وجود برامج مستقلة للأقسام، وذلك من قبيل قسم التصوير الشعاعي، والصيدلية، وغرف العمليات، وغرف الولادة، والتنظير، والمختبرات، والصيانة الحيوية الطبية.

خطة تلافي آثار الكوارث

تعتبر خدمات تكنولوجيا المعلومات جزءاً حيوياً من تحقيق اهداف شركة المواساة. ونتيجة هذا الاعتماد المتزايد على التكنولوجيا، أصبحت خدمات تكنولوجيا المعلومات في حاجة إلى خطة شاملة لتلافي آثار الكوارث بهدف ضمان سرعة استعادة العمل بهذه الخدمات على نحو كامل في حالة وقوع كارثة. ويتمثل الهدف الرئيسي في خطة الشركة لتلافي آثار الكوارث في ضمان استمرار عمل الشركة من خلال توفير إمكانية الاستعادة الناجحة للخدمات الحاسوبية في حال وقوع كارثة.

وتتألف هذه الخطة من عدة أقسام تقوم بتوثيق الموارد والإجراءات الواجب استخدامها عند حدوث كارثة تؤثر على الأعمال المحوسبة وخدمات الشبكة. وتتضمن كل منصة حوسبة داعمة قسماً يحوي إجراءات الاستعادة المحددة. ويتم على نحو منتظم حفظ نسخة احتياطية تغطي سبعة أيام، من السبت حتى الجمعة. ويكون حفظ النسخة الاحتياطية إجراءاً يومياً بحيث يجري تخزين بيانات النسخة الاحتياطية في موقع محمي من الكوارث من أجل استعادتها في حال وقوع كارثة.

وتستخدم شركة المواساة الآن واحداً من أكثر إجراءات حفظ النسخة الاحتياطية تقدماً واستقراراً، وهو من شركة أوراكل، ويدعى برنامج إدارة الاستعادة (RMAN)، وذلك كوسيلة رئيسية لحفظ البيانات.


قسم تحسين الأداء

  • تتمثّل المسؤوليات الأساسية لقسم تطوير وتحسين الأداء فيما يلي:
  • إقامة آلية تطويرية شاملة على مستوى المؤسسة كلها من أجل المحافظة على جودة وسلامة أنشطة الرعاية الصحية وتطوير هذه الجودة ضمن حدود الموارد المتاحة والأهداف القابلة للتحقيق. 
  • توفير بنية مناسبة من أجل تكامل وتنسيق مسؤوليات تطوير الجودة والسلامة فيما يخص جميع العاملين التخصّصيين والإداريين والفنيين وعاملي الدعم من أجل زيادة الفعالية وإزالة ازدواجية الجهود المبذولة وتطوير الاستفادة الفعالة من العاملين والموارد. 
  • توفير خدمات متناسقة من الرعاية والسلامة تكون قابلة للمقارنة والتفعيل والتطبيق في مختلف مستشفيات ومراكز المواساة. 
  • جمع وتحليل وتوجيه جميع الأنشطة والجهود استناداً إلى المعلومات المستخلصة من المصادر المتخصّصة داخل مستشفيات المواساة ومراكزها الصحية، وذلك لتطوير الهيكلية والنظم والعمليات ذات التأثير على رعاية المرضى وسلامتهم وعلى توفير الخدمات في مختلف مستشفيات المواساة ومراكزها الصحية. 
  • الاستفادة من مصادر المعلومات الخارجية التي تمثل "أفضل الممارسات" و"معايير الرعاية"، وذلك من خلال تصميم نظام لتطوير مخرجات تقديم الخدمة. وهذا ما يشمل دمج المتطلبات القياسية التي تضعها "المفوضية الدولية المشتركة (JCI)" 
  • توجيه وتطوير ما يتعلق بتطبيق نموذج تطوير الأداء الخاص بالمواساة "قانون/  خطط / ونقد وتحقق". 
  • تقييم وتعديل برنامج تطوير الأداء عند الحاجة من أجل تشجيع تطبيق الأفضل في ظل التحديات ذات التأثير الهام على تقديم الخدمة. 
  • توفير المعلومات الكاملة الحيادية وتقديمها في وقتها إلى لجنة تطوير الأداء لمساعدتها في القيام بمسؤولياتها من أجل تحقيق التزامها بتطوير الجودة والسلامة وفي وضع الأولويات والإشراف والإدارة. 
  • تطوير الأداء بهدف متابعة وتحليل وتطوير وتحسين النشاطات وجمع البيانات والتثقيف فيما يخص الأداء وكل ما يتعلق بسلامة المرضى في مستشفيات المواساة ومراكزها الصحية.

 

 

قسم الإدارة المالية

تتمثل المسؤوليات الأساسية لقسم الإدارة المالية فيما يلي:

  • القسم مسؤول عن كل ما يتعلق بالمسؤوليات المالية للشركة. 
  • اعتماد ممارسات محاسبية شاملة حسنة التحديد لضمان التسجيل السليم لجميع التعاملات الخاصة بالشركة. 
  • تزويد جميع المساهمين المعنيين بصورة شاملة واضحة عن تعاملات الشركة. 
  • إدارة تقديم "الحالة الراهنة" إلى جميع الجهات المعنية فيما يخص جميع الإيرادات المالية الناجمة عن أعمال الشركة. 
  • جعل الانضباط المالي متلائماً مع الممارسات الحالية والمستقبلية الممكنة للشركة. 
  • ضمان أداء التعاملات المحاسبية بما ينسجم مع المعايير المحاسبية السعودية. 
  • تقديم التقارير إلى إدارة الشركة. 
  • تقديم تقارير سنوية إلى الإدارة لتحديد المؤشرات. 

قسم التدقيق الداخلي

يعتمد قسم التدقيق الداخلي على ممارسات تدقيق داخلية مستقلة. وتشمل نشاطات هذا القسم مختلف أقسام الشركة ووحداتها. يعمل القسم على نحو مستقل ويكون مسؤولاً مسؤولية مباشرة أمام نائب رئيس مجلس الإدارة.

يلعب هذا القسم دوراً مهماً في مختلف جوانب العمل ويهدف إلى تحقيق ما يلي: 

  • التأكد من وضع سياسات الشركة وإجراءاتها موضع العمل مع تركيز كبير على التعاملات التي تكون لها انعكاسات مالية وإدارية
  • التأكد من جميع الوظائف المالية وجداول الرواتب الأولية وإدارة المخزون وجني الإيرادات وتطبيقات التسعير وضبط المقبوضات والمدفوعات والسجل العام وفقاً للعملية المحاسبي
  • الحرص على إغلاق السجلات المالية في آخر كل شهر وفقاً للتواريخ المقررة. الاتصال مع مدققين خارجيين على مستوى الشركة من أجل القيام بالتدقيق وضمان أخذ التوصيات بعين الاعتبار في مختلف أنحاء الشركة
  • إعداد الموازنات على مستوى الوحدة وضمان الانسجام على مستوى الشركة، إلى جانب ضمان الممارسة الصحيحة في ما يخص الموازنات
  • إبلاغ نائب رئيس مجلس الإدارة شهرياً عن أي اختلافات هامة من وجهة نظر جهات التدقيق الإدارية والمالية من أجل ضمان انسجام النتائج المالية مع التوقعات
  • المشاركة في تحليل الاستفادة من الموارد

قسم الخدمات الداعمة

يتألف هذا القسم من وحدات ثلاث: الوحدة الغذائية، ووحدة الغسيل، ووحدة التدبير المنزلي. وفيما يلي المسؤوليات الرئيسية لكل وحدة. 

الوحدة الغذائية:

تتمثل المسؤوليات الأساسية لوحدة الغذائية فيما يلي:

  • توفير أفضل رعاية غذائية للمرضى. 
  • التثقيف والتوعية الغذائية.
  • التطوير المستمر لعملية رعاية المرضى مع مراعاة فعالية التكلفة. 
  • التثقيف بالرعاية الغذائية وتقييمها وتحسين مستواها بعد التقييم. 
  • المشاركة في نشاطات متعددة التخصّصات (الجولات السريرية، وتخطيط إدارة المخلفات، واستعراض الحالات). 
  • وضع خطة قوائم الوجبات وتقييمها. 

وحدة الغسيل (المغسلة):

تتمثّل المسؤوليات الأساسية لوحدة الغسيل فيما يلي:

  • غسيل الأغطية والمفارش في المستشفى، وملابس العاملين، والملابس الخاصة بالمختبرات، وتعديل هذه الخدمات بما يلبي احتياجات المرضى والعاملين وفق المعايير المعتمدة ذات الصلة. 
  • إزالة الأوساخ والمواد الملوثة من الأقمشة دون الإضرار بها. 
  • المحافظة على تجهيزات الغسيل ومعداته. 
  • تنظيف ومناولة وتخزين ونقل الأغطية والمفارش طبقاً للبروتوكولات الملائمة بغية تقليل التلوث الناجم عن تماسها مع السطوح أو التلوث بفعل مواد محمولة بالهواء. 
  • ضمان المزج الصحيح لمحاليل التنظيف. 
  • طلب خدمات الخياطة الخاصة بالمفارش والأغطية وبملابس العاملين، وكذلك بالأثاث والستائر.
  • العناية بتخزين المحاليل والمواد الكيماوية المستخدمة في التنظيف. 
  • ضمان تعقيم المفارش والأغطية. 

وحدة التدبير المنزلي:

تتمثّل المسؤوليات الأساسية لوحدة التدبير المنزلي فيما يلي:

  • ضمان أسطح آمنة صحية، وهي الجدران والطاولات والأثاث.
  • استخدام استراتيجيات ملائمة للتنظيف والتعقيم فيما يخص السطوح البيئية في مناطق رعاية المرضى. 
  • اتباع تعليمات التنظيف والإجراءات الموصى بها من قبل الشركات الصانعة. 
  • المحافظة على النظافة الواضحة للسطوح البيئية (الأرض والجدران وسطوح الطاولات) على نحو منتظم  وكلما اتسخت. 
  • استخدام وسائل حديثة للتنظيف ذات الاستعمال الواحد، واستخدام الماء/ مستحضر للتنظيف أو معقم/ منظف خاص بالمستشفيات مسجل لدى هيئة الوقاية البيئية. 
  • تنظيف وتعقيم السطوح التي يكثر لمسها (مقابض الأبواب وحواجز الأسرة ومفاتيح الإنارة والأسطح المحيطة بالمراحيض في غرف المرضى)، وذلك وفق جدول تنظيف أكثر تواتراً من التنظيف العادي. 
  • إزالة مصادر انتقال الملوثات عبر الهواء في غرف العمليات وغرف التوليد. 
  • تنظيف سيارات الإسعاف من الداخل والخارج وفق المعايير القياسية. 

قطاع الأدوية والصيدليات

تتمثل المسؤوليات الأساسية لقطاع الأدوية والصيدليات فيما يلي:

  • ضمان قيام أقسام الصيدليات بتقديم الخدمات الدوائية اللازمة والرعاية الصحية المطلوبة بالمستشفيات من أجل جعل معايير الخدمات الصيدلية توافق متطلبات الجودة العالمية. 
  • الاستفادة القصوى من خبرات ومعلومات الصيادلة وتوسيع مسؤولياتهم لتشمل المشاركة في برامج المعالجات الآمنة للأدوية في مختلف أنحاء المستشفى، جنباً إلى جنب مع باقي أفراد فريق الرعاية الطبية. 
  • المشاركة في مراجعة استخدام الأدوية وفي إجراءات تدقيق دوائي شامل لضمان عملية المعالجات الدوائية الآمنة. 
  • توفير الاستخدام الامثل للأدوية في المستشفيات.
  • ضمان تأدية الصيادلة لدورهم المشروع في كل خطوة من خطوات المعالجة الدوائية في المستشفى. وهذا يشمل تشجيع الاستخدام الترشيدي للأدوية وتطوير الرعاية الصيدلانية المقدمة للمرضى. 
  • تطبيق برنامج الصيدلة السريرية وتفعيل دور الصيادلة في الحد من حوادث إساءة استخدام الأدوية وكذلك تطبيق المعالجة الدوائية الفعالة وموازنة الفعالية والتكلفة. 
  • تخطيط عمليات صرف الأدوية من خلال ترتيب لقاءات مع المرضى أو أسرهم لمناقشة الاستعمال الأمثل والتخزين السليم للدواء.

 

قسم الشؤون الطبية

الأهداف الرئيسية لقسم الشؤون الطبية هي ضمان تلقي المرضى الرعاية الطبية وتحقيق الاستفادة المثلى من الموارد المتاحة وصولاً للأهداف القابلة للتحقيق.

تتمثل المسؤوليات الأساسية لقسم الشؤون الطبية بما يلي:

  • تحديد العملاء الداخليين والخارجيين لدى كل قسم بمفرده. 
  • تحديد وتقييم وتطبيق نطاق الخدمات والممارسة والحوكمة، وذلك لكل قسم بمفرده. 
  • تحديد الوظائف والعمليات الرئيسية في كل قسم. 
  • تطوير وتطبيق خطط الأقسام من أجل إرساء معايير يمكن استخدامها لتقييم الأداء من أجل ترسيخ مبدأ التطوير لدى كل قسم، وذلك من خلال تقدير المسؤولية والمحاسبة فيما يخص الهيكلية والعمليات والمخرجات. 
  • تطوير وتطبيق الأهداف فيما يخص كل معيار من المعايير. 
  • جمع البيانات اللازمة من قبل دائرة تحسين الأداء من أجل تحقيق الجودة وتطوير الأداء في كل قسم. 
  • تطوير وتعزيز التواصل الواسع بين الأقسام الطبية لتجنب حالات سوء الفهم وضعف التواصل
  • دعم دائرة تطوير الأداء من حيث جمع البيانات وغير ذلك من النشاطات ذات الصلة 
  • المساعدة في صياغة وطرح ومراجعة السياسات والإجراءات المتعلقة بتطوير الأداء. 
  • مراقبة الالتزام بسياسات وإجراءات تطوير الأداء. 
  • التأكد من تحسين الممارسة الحالية وإدخال القوانين والأنظمة الدولية في الحسبان عند صياغة وإقرار السياسات والإجراءات المتعلقة بتطوير الأداء. 


 

قسم إدارة المرافق وسلامتها

تتمثل المسؤوليات الأساسية  لقسم ادارة المرافق وسلامتها فيما يلي:

  • تحديد وتقييم وتخفيض وضبط المخاطر البيئية، وذلك بما يشمل التخطيط والتثقيف والرقابة. 
  • ضبط ومنع خسارة المؤسسة الصحية لمرضاها وزوارها ومتطوعيها وأطبائها وغيرهم من تخصّصيي وموظفي الرعاية الصحية. 
  • إجراء إحصائيات تتعلق بإدارة المخاطر وتوثيقها بما يتفق مع متطلبات الاعتماد من قبل المفوضية المشتركة وغيرها من الجهات. 
  • تطوير وتنسيق وإدارة نظام على امتداد المرفق الواحد من أجل تحديد المخاطر والتحري عنها وتقليلها. 
  • إجراء مسح للمخاطر والتفتيش على مناطق رعاية المرضى ومراجعة المرفق وتقييم احتمالات الخسارة. 
  • تصميم وتطبيق نظام إحالة مباشر للموظفين من أجل الإبلاغ عن الأحداث غير المتوقعة والشكاوى المحتملة حول سلامة المرفق الصحي، وذلك من خلال مصادر المدخلات من قبل السجلات الطبية وسجلات التمريض والعاملين الطبيين وسجلات تطوير الجودة. 
  • توفير تحليل استباقي لسلامة المرضى ومسألة الأخطاء الطبية. 
  • المشاركة في "تحليل السبب الأساسي" والتحقيقات المتعلقة به. وإبلاغ الجهات المعنية بالسلامة الدوائية عن إساءة استخدام الأدوية. 

قسم المشتريات

 تتمثل المسؤوليات الأساسية لقسم المشتريات فيما يلي:

  • تبسيط وتسهيل عملية طلب الإمدادات  المستخدمة في كل قسم (أقسام التمريض والطبابة والخدمات الداعمة).
  • تدبير أو طلب مواد غير موجودة من خلال عاملين جدد أو مؤقتين.
  • ضبط كفاءة استخدام المواد الجديدة التي يطلبها الكادر الطبي. 
  • مساعدة الاستشاريين الجدد (المؤقتين والدائميين) في كل ما يتعلق بتوفر المواد اللازمة لتخصّصهم.
  • تزويد جميع الوحدات بالمواد اللازمة لضمان استمرار رعاية عالية الجودة. 
  • تزويد العاملين بالإمدادات الأساسية لأداء مهامهم. 
  • وضع إجراءات الحصول على المواد اللازمة من المستودع خارج ساعات العمل العادية وفي أيام الجمعة  والعطلات. 
  • المساعدة في شراء جميع المواد اللازمة لتلبية الاحتياجات التشغيلية في المستشفى. 
  • شراء المواد من أي بائع أو مصنِّع مؤهل من الناحية الفنية. 
  • تلقي المواد التي يتم طلبها من المصنعين وتسجيلها ضمن سجل المخزون المحوسب ثم تخزينها على النحو الملائم ضمن ظروف تخزين مثالية من حيث الحرارة والرطوبة. 
  • توفير عملية ملائمة لتقييم المخزون وضبطه. 
  • تزويد الوحدات بنظام مؤتمت لمراقبة تواريخ انتهاء صلاحية المواد الطبية في المستودعات وفي أقسام التخزين بأجنحة التمريض وفي وحدات المستشفى المختلفة 

قسم الموارد البشرية

تتمثل المسؤوليات الأساسية لقسم الموارد البشرية فيما يلي:

  • تعيين الكوادر الطبية وكوادر التمريض والإدارة والمهن شبه الطبية ممن يتمتعون بالمؤهلات والخبرة والتدريب الجيد. 
  • وضع التوصيف الوظيفي لجميع الفئات ومراجعته على نحو دوري.
  • تطوير نظام لامركزي لجداول العاملين. 
  • وضع نظام تواصل قائم على علاقات المسؤولية وفقاً للمخطط التنظيمي في الشركة. 
  • ضمان تعميم معلومات المستشفى على جميع القادمين الجدد من خلال برنامج توجيهي. إجراء تقييم دوري للأداء من خلال رؤساء الأقسام مع تركيز رئيسي على نقاط القوة والضعف لدى جميع الموظفين.
  • حفظ سجل وإجراء اختبار تقييمي كل 90 يوماً (تقييم الأداء) للموظفين الجدد.إجراء التحقق من المؤهلات من خلال التواصل مع الأفراد والسلطات والمؤسسات للتأكد من صحة الوثائق والشهادات المقدمة. 
  • ضمان حصول جميع أفراد الكادر الطبي والتمريضي على التراخيص اللازمة لممارسة المهنة. 
  • الحرص على الالتزام بشروط وتعليمات السعودة كما تحددها الجهات الحكومية  المعنية. 
  • المحافظة على سرية المعلومات الشخصية الخاصة بالعاملين باستخدام برنامج HIS الخاص بمعلومات العاملين وبالاستناد إلى سياسات شركة المواساة وإجراءاتها.
  • إعداد جداول الرواتب. 

قسم تكنولوجيا المعلومات

يعتبر قسم تكنولوجيا المعلومات جزءاً لا يتجزأ من الكفاءة التشغيلية في شركة المواساة. وتتمثل مسؤولياته الأساسية في تطوير وتحديث خطة معلومات الإدارة في الشركة، وإدارة وتطوير أنظمة المعلومات، وإدارة المعلومات من أجل تطوير أداء المستشفى من ناحية رعاية المرضى والحوكمة، إضافة إلى عملية الإدارة نفسها، وذلك من خلال توفير وتقديم المعلومات الدقيقة الموثوقة في وقتها مع كونها متاحة بسهولة على نحو يوفر الدقة والجودة العالية لهذه المعلومات. 

والهدف الرئيسي لقسم تكنولوجيا المعلومات هو تقليل الأخطاء الطبية وزيادة سلامة المرضى وتخفيض حالات الازدواجية وأوقات الانتظار بالنسبة للمرضى، إضافة إلى اعتماد بيئة عمل غير ورقية، وتسريع تبني تكنولوجيا المعلومات، وتطوير البنية التحتية من الناحيتين التكنولوجية والبشرية، وتقييم البيانات التي يتم جمعها والحصول عليها، وضمان السرية والخصوصية فيما يخص المعلومات الصحية للمرضى. 

قسم التسويق والترويج

تتمثل المسؤوليات الأساسية لقسم التسويق والترويج في تحديد واستهداف قطاعات بعينها من السكان. ويجري في البداية تركيز الجهد على توفير أفضل الخدمات الممكنة من أجل الاحتفاظ بالعملاء. وما أن يجري الحصول على قطاع محدد من العملاء حتى تتركز الجهود على زيادة قاعدة العملاء الموجودين إضافة إلى تحديد قطاعات جديدة من أجل تحقيق النمو ومن أجل تنويع قاعدة العملاء. وقد نجحت الشركة في تحديد مواقع جديدة وتخصّصات جديدة، إضافة إلى أسواق مستهدفة جديدة، وذلك بفعل التحليل الجيد للسوق. 

وتشمل جهود التسويق والترويج في الشركة استراتيجية التسعير ومطابقته للعقود واللوائح والأنظمة الرسمية أيضاً. وقد أطلقت الشركة منذ عام 1997م "صفقة إجمالية" لتقديم الخدمات الطبية الاكثر شيوعاً. يجري إقرار الأسعار من قبل الإدارة المالية ثم اعتمادها كصفقات إجمالية إن لدى مستشفى المواساة في الدمام الآن صفقة إجمالية عامة للأسعار من أجل 50 إجراء طبي شائع. ويجري إيجاد صفقات إجمالية جديدة اعتماداً على الطلب. وتعكس أسعارها تكلفة تقديم الخدمات المعنية في كل حالة.